Lezione 5: Mini-dashboard, un caso reale

Obiettivi della lezione

È la lezione che chiude il cerchio. Hai imparato a preparare i dati, creare pivot, calcolare, filtrare e fare grafici: ora orchestri tutto in un'unica dashboard, il foglio che un titolare o un responsabile apre la mattina per capire come vanno le vendite.

Che cos'è una dashboard

Una dashboard (cruscotto) è un foglio che riunisce, in una schermata, i numeri più importanti di un'attività: totali chiave, confronti e andamenti, tutti aggiornati dalla stessa fonte e filtrabili insieme. L'idea è semplice: capire lo stato delle cose senza scorrere tabelle.

Con Excel la costruiamo mettendo su un unico foglio:

• alcuni KPI (indicatori chiave): totale ricavi, totale margine, numero di ordini;
• due o tre pivot che rispondono a domande diverse (per categoria, per regione, per mese);
• i relativi grafici pivot;
• uno o due slicer condivisi che filtrano tutto contemporaneamente.

Comporre il cruscotto: layout e ordine

L'occhio legge dall'alto a sinistra. Sfrutta questa regola per l'ordine degli elementi:

1. Titolo e periodo in alto (es. «Cruscotto Vendite 2025»).
2. Slicer subito sotto o a sinistra: sono i comandi, devono essere i primi che si notano.
3. KPI in una riga di caselle grandi: i tre numeri che contano di più.
4. Grafici nella parte centrale: andamento mensile a linee, categorie a colonne.
5. Tabelle di dettaglio in basso, per chi vuole approfondire.

Consigli pratici di impaginazione:

• Nascondi la griglia: scheda Visualizza → togli la spunta a «Griglia». Fa sembrare subito il foglio un prodotto finito.
• Allinea gli oggetti con i comandi Allinea (scheda Formato) e tieni margini regolari.
• Poche font e pochi colori: un colore per evidenziare, il grigio per il resto.
• Dai nomi chiari a pivot e grafici (Analisi tabella pivot → Nome tabella pivot): ti servirà per non perderti quando colleghi gli slicer.

Collegare uno slicer a più pivot

È il cuore della dashboard: un solo slicer «Regione» che, con un clic, filtra tutte le pivot e quindi tutti i grafici insieme.

Clic destro sullo slicer → Connessioni report → spunta tutte le pivot della dashboard → OK.

Da quel momento selezionando «Nord» nello slicer: i KPI, il grafico per categoria e l'andamento mensile mostrano solo il Nord, in sincrono.

Rinfrescare i dati

Le pivot non si aggiornano da sole: lavorano su una copia dei dati (la cache) scattata al momento della creazione. Quando aggiungi o modifichi righe nella tabella di origine, devi dire a Excel di rileggere.

• Clic destro su una pivot → Aggiorna, oppure premi Alt + F5.
• Per aggiornare tutte le pivot in un colpo: scheda Dati → Aggiorna tutto, oppure Ctrl + Alt + F5.
• Vuoi che si aggiornino da sole all'apertura del file? Analisi tabella pivot → Opzioni → scheda Dati → spunta Aggiorna dati all'apertura del file.

Presentare i numeri

Una dashboard tecnica ma muta serve a poco. Qualche accorgimento perché parli da sola:

• Un messaggio per grafico: il titolo dice la conclusione, non l'argomento («Il Nord vale il 45% dei ricavi» invece di «Ricavi per regione»).
• Numeri formattati: separatore delle migliaia, valuta, percentuali con i decimali giusti (di solito zero o uno).
• Ordina le categorie per valore, non alfabeticamente.
• Colore con parsimonia: evidenzia con un colore ciò che conta, lascia in grigio il contesto.
• Contesto: un confronto (vs mese scorso, vs obiettivo) dice molto più di un numero isolato.
• Coerenza: stessi colori per la stessa categoria in tutti i grafici.

Laboratorio: mini-dashboard vendite

Progetto finale sul file «Vendite 2025». Costruisci un cruscotto in un unico foglio, con slicer che filtrano tutto insieme.

Consegna

1. Crea un nuovo foglio e chiamalo Dashboard. Metti in alto il titolo «Cruscotto Vendite 2025» e nascondi la griglia.
2. Costruisci tre pivot (puoi tenerle in un foglio Calcoli a lato):
   • KPI: Ricavi totali, Margine totale (campo calcolato) e Numero ordini (Conteggio);
   • Vendite per categoria;
   • Vendite per mese (Data raggruppata per Mesi e Anni).
3. Aggiungi i grafici pivot: colonne per le categorie, linee per l'andamento mensile, e riporta i tre KPI in caselle grandi in cima.
4. Inserisci uno slicer «Regione» e con Connessioni report collegalo a tutte e tre le pivot.
5. Prova la dashboard: clicca «Centro» nello slicer e verifica che KPI, grafico categorie e andamento mensile cambino insieme.
6. Aggiungi due righe nuove alla tabella di origine, poi Dati → Aggiorna tutto: i numeri della dashboard devono riflettere le vendite aggiunte.

Mini-test finale

Sezione A: risposta multipla

1. Una dashboard in Excel serve a:
   a) Inserire i dati grezzi   b) Riunire in una schermata KPI, confronti e andamenti filtrabili   c) Sostituire il file .xlsx   d) Stampare la tabella di origine
2. Per far filtrare più pivot dallo stesso slicer uso:
   a) Aggiorna tutto   b) Connessioni report   c) Raggruppa   d) Formatta come tabella
3. Dopo aver aggiunto righe alla tabella, i numeri della pivot non cambiano finché non:
   a) Salvo il file   b) Aggiorno la pivot (Aggiorna / Aggiorna tutto)   c) Cambio foglio   d) Chiudo Excel
4. Perché conviene basare le pivot su una Tabella Excel (Ctrl+T)?
   a) È più colorata   b) Le righe nuove entrano da sole nell'origine   c) Non serve aggiornare   d) Crea i grafici da sola
5. In una dashboard, gli slicer vanno posizionati:
   a) Nascosti   b) In evidenza in alto o a sinistra, come comandi   c) In fondo dopo le tabelle   d) In un altro file
6. Un buon titolo di grafico:
   a) Dice solo l'argomento   b) Comunica la conclusione/messaggio   c) È sempre «Grafico 1»   d) Va evitato

Sezione B: risposta aperta

7. (3 punti) Descrivi come organizzeresti il layout di una dashboard vendite (dove metti titolo, slicer, KPI, grafici e dettagli) e spiega il perché di quell'ordine.
8. (3 punti) Un tuo slicer non compare tra le pivot da collegare in Connessioni report. Qual è la causa più probabile e come lo risolvi?

Chiusura del corso

Ci sei arrivato: dal foglio grezzo a una dashboard che si legge in un attimo. In cinque lezioni hai messo insieme un metodo completo per analizzare i dati con Excel.