Lezione 2: La prima Tabella Pivot

Obiettivi della lezione

Nella Lezione 1 hai preparato una Tabella Vendite pulita. Ora la mettiamo a frutto. Alla fine di questa lezione sarai in grado di:

• Spiegare con parole tue cos'è una tabella pivot e a cosa serve;
• Inserire una pivot scegliendo l'origine dati e la destinazione;
• Riconoscere il riquadro Campi e le quattro aree (Filtri, Colonne, Righe, Valori);
• Costruire una prima analisi trascinando i campi (vendite per categoria e per mese);
• Aggiornare la pivot quando cambiano i dati di origine e riorganizzare i campi.

Cos'è una tabella pivot

Una tabella pivot (o "tabella pivot", in inglese PivotTable) è uno strumento che riassume automaticamente grandi quantità di dati. Prende la tua tabella grezza, con centinaia o migliaia di righe, e la "ripiega" (pivot = perno, cardine) per rispondere a domande come: quanto ho venduto per ogni categoria? Come vanno le vendite mese per mese? Chi è il cliente che compra di più?

La cosa più bella è che non scrivi nessuna formula: trascini i campi in alcune aree e Excel calcola i totali, i conteggi e le medie al volo. Se cambi idea, sposti un campo e l'analisi si ricostruisce in un istante. È il modo più veloce per passare dai dati alle risposte.

Una pivot risponde a tre domande insieme: quale grandezza voglio misurare (es. il totale del prezzo), come raggrupparla (per categoria, per mese) e quale operazione applicare (somma, conteggio, media).

Come inserire una pivot

Partiamo dalla Tabella Vendite creata nella lezione precedente.

1. Clicca su una cella qualsiasi dentro la tabella dati.
2. Vai su Inserisci > Tabella pivot.
3. Scegli l'origine: nella finestra, il campo "Tabella/Intervallo" mostra già Vendite (se avevi creato la Tabella Excel) oppure l'intervallo selezionato. Verifica che sia corretto.
4. Scegli la destinazione: seleziona Nuovo foglio di lavoro (consigliato: tiene separati dati e report) oppure Foglio di lavoro esistente indicando una cella.
5. Conferma con OK. Excel crea una pivot vuota e apre a destra il riquadro Campi tabella pivot.

All'inizio vedrai solo un rettangolo con la scritta "Per generare un rapporto, scegliere i campi": è normale, la pivot è ancora vuota e aspetta che tu trascini i campi.

Il riquadro Campi e le quattro aree

Il riquadro Campi tabella pivot è il pannello di comando. In alto c'è l'elenco dei campi (le colonne della tua tabella: Data, Cliente, Categoria, Prodotto, Quantità, Prezzo). In basso ci sono le quattro aree in cui trascinarli. Capire a cosa serve ciascuna area è tutto quello che ti serve per padroneggiare le pivot.

• Righe: le voci che diventano le etichette di riga, una sotto l'altra. Metti qui il campo su cui vuoi raggruppare, ad esempio Categoria. Ottieni una riga per ogni categoria.
• Colonne: le voci che diventano le intestazioni di colonna, una accanto all'altra. Utile per un secondo raggruppamento, ad esempio Mese: crei una tabella a doppia entrata (categoria per mese).
• Valori: il campo da calcolare, il numero che riempie la tabella. Metti qui Prezzo o Quantità. Excel applica una funzione (di default Somma per i numeri, Conteggio per il testo).
• Filtri: un campo che filtra tutta la pivot dall'alto, come un rubinetto generale. Metti qui Cliente per vedere, con un menu a tendina, i dati di un solo cliente alla volta.

Costruire la prima analisi

Costruiamo l'analisi "totale vendite per categoria" in tre mosse:

1. Trascina Categoria nell'area Righe: compare l'elenco delle categorie.
2. Trascina Prezzo nell'area Valori: accanto a ogni categoria compare la somma dei prezzi. L'etichetta sarà "Somma di Prezzo".
3. Leggi il risultato: hai il fatturato per categoria e, in fondo, il Totale complessivo. Nessuna formula scritta a mano.

Ora rendiamola a doppia entrata, "categoria per mese":

1. Trascina Data nell'area Colonne. Nelle versioni recenti Excel raggruppa le date in automatico per Mesi (a volte Trimestri/Anni). Se non lo fa, tasto destro su una data nella pivot > Raggruppa > scegli Mesi.
2. Ora leggi una tabella con le categorie sulle righe, i mesi sulle colonne e la somma dei prezzi in ogni incrocio, più i totali di riga e di colonna.

Aggiornare i dati

La pivot è una fotografia dei dati scattata al momento della creazione: se cambi o aggiungi righe nella tabella di origine, la pivot non si aggiorna da sola. Devi dirglielo tu.

• Aggiorna: clicca dentro la pivot, poi Analisi tabella pivot > Aggiorna, oppure tasto destro sulla pivot > Aggiorna, oppure la scorciatoia Alt+F5.
• Aggiorna tutto: per aggiornare tutte le pivot della cartella di lavoro in un colpo, usa Dati > Aggiorna tutto (Ctrl+Alt+F5).

Qui torna utile aver usato una Tabella Excel come origine: le righe nuove rientrano automaticamente nell'intervallo e basta l'Aggiorna. Se avessi usato un intervallo fisso, dovresti prima ampliarlo da Analisi tabella pivot > Cambia origine dati.

Spostare e rimuovere campi

Il bello delle pivot è che si riorganizzano in un attimo. Nel riquadro Campi puoi:

• Spostare un campo da un'area all'altra trascinandolo (es. da Colonne a Righe): la pivot cambia forma all'istante.
• Rimuovere un campo trascinandolo fuori dalle aree, oppure togliendo la spunta dall'elenco dei campi in alto.
• Cambiare l'ordine dei campi dentro la stessa area (utile quando ne annidi due, es. Categoria e poi Prodotto nelle Righe).

Prova a invertire Righe e Colonne (categoria e mese) e osserva come la stessa informazione si legge in modo diverso: è questo il senso del "pivot", far ruotare i dati per guardarli da angolazioni diverse.

Laboratorio: la tua prima pivot

Obiettivo: creare una pivot "totale vendite per categoria" e poi trasformarla in "categoria per mese".

Il dataset di esempio

Usa la Tabella Vendite della Lezione 1. Se parti da zero, ricrea questo elenco e trasformalo in Tabella con Ctrl+T (nome Vendite):

Consegna

1. Inserisci la pivot: clicca dentro Vendite, poi Inserisci > Tabella pivot su un Nuovo foglio di lavoro.
2. Vendite per categoria: trascina Categoria in Righe e Prezzo in Valori. Verifica che l'etichetta sia "Somma di Prezzo".
3. Leggi i totali: dovresti ottenere Cancelleria 101,00 e Ufficio 420,00, con Totale complessivo 521,00.
4. Aggiungi il mese: trascina Data in Colonne; se serve, raggruppa per Mesi (tasto destro su una data > Raggruppa > Mesi).
5. Filtra per cliente: trascina Cliente in Filtri e prova a mostrare solo "Rossi": la tabella si aggiorna mostrando i suoi numeri.
6. Prova l'Aggiorna: aggiungi una riga nella tabella Vendite (una nuova vendita di marzo), torna sulla pivot e premi Aggiorna: la nuova vendita deve comparire.

Mini-test di autoverifica

Sezione A: risposta multipla

1. A cosa serve una tabella pivot?
   a) A colorare le celle   b) A riassumere e raggruppare i dati senza formule   c) A stampare   d) A creare macro
2. Da dove si inserisce una pivot?
   a) Home > Formato   b) Inserisci > Tabella pivot   c) Dati > Filtro   d) Formule > Somma
3. Il campo che vuoi misurare (es. Prezzo) va nell'area:
   a) Righe   b) Colonne   c) Valori   d) Filtri
4. Per avere una riga per ogni categoria, metti Categoria in:
   a) Valori   b) Righe   c) Filtri   d) nessuna area
5. Se cambi i dati di origine, la pivot:
   a) si aggiorna da sola   b) va aggiornata con Aggiorna   c) si cancella   d) diventa un grafico
6. L'area che filtra l'intera pivot dall'alto è:
   a) Valori   b) Righe   c) Colonne   d) Filtri

Sezione B: risposta aperta

7. (3 punti) Descrivi, passo per passo, come costruiresti una pivot che mostra il totale delle vendite per categoria e per mese. Indica quale campo metti in ciascuna area.
8. (3 punti) Spiega perché conviene usare una Tabella Excel come origine della pivot e cosa devi fare quando aggiungi nuove righe ai dati.

Riassunto della lezione