Lezione 1: Preparare i dati per l'analisi

Obiettivi della lezione

Le tabelle pivot fanno miracoli, ma solo se i dati di partenza sono in ordine. Questa prima lezione serve a costruire le fondamenta. Alla fine sarai in grado di:

• Capire perché un foglio disordinato rende impossibile l'analisi;
• Riconoscere le caratteristiche di un buon dataset (dati "tabellari");
• Distinguere un semplice intervallo di celle da una Tabella Excel;
• Trasformare un intervallo in Tabella con Formatta come tabella (Ctrl+T) e capire perché conviene;
• Ripulire rapidamente i dati con Rimuovi duplicati, Testo in colonne e la funzione ANNULLA.SPAZI.

Perché strutturare i dati

Excel non "capisce" i dati come li leggiamo noi: per riassumerli, contarli e confrontarli ha bisogno che siano organizzati in modo prevedibile. Un elenco scritto a mano libera, con titoli sparsi, righe vuote e note nel mezzo, per una persona è leggibile; per una tabella pivot è un ostacolo.

La regola d'oro dell'analisi è semplice: i dati grezzi devono stare in una tabella "piatta", dove ogni riga è un fatto singolo e ogni colonna è una caratteristica di quel fatto. In gergo si parla di dati tabellari. Se parti da qui, tutto il resto del corso diventa facile; se parti da un foglio disordinato, passerai più tempo a sistemare che ad analizzare.

Le regole di un buon dataset

Un dataset pronto per l'analisi rispetta poche regole precise. Tienile a portata di mano: sono la checklist che userai prima di ogni pivot.

• Una riga = un record. Ogni riga descrive un solo evento: una vendita, un ordine, un cliente. Niente due vendite schiacciate nella stessa riga.
• Intestazioni chiare nella prima riga. La prima riga contiene i nomi delle colonne (es. Data, Cliente, Categoria, Prodotto, Quantità, Prezzo). Nomi brevi, univoci, senza numeri o date al posto del titolo.
• Niente righe o colonne vuote. Una riga o una colonna completamente vuota "spezza" la tabella: Excel pensa che i dati finiscano lì.
• Dati coerenti per colonna. Ogni colonna contiene un solo tipo di informazione: nella colonna Prezzo solo numeri, nella colonna Data solo date vere. Evita di scrivere "20 pezzi" in una colonna numerica.
• Niente celle unite. Le celle unite sono comodissime per i titoli, ma rompono le tabelle pivot e i filtri. Nella tabella dati non usarle mai.
• Categorie scritte allo stesso modo. "Nord", "nord" e "Nord " (con lo spazio finale) per Excel sono tre valori diversi: la pivot li conterebbe separati.

Intervallo o Tabella Excel?

Quando scrivi dei dati nelle celle, ottieni un semplice intervallo: un rettangolo di celle come A1:F200. Funziona, ma Excel non lo tratta come un'entità unica. La Tabella Excel è invece un intervallo che hai "promosso" a oggetto strutturato: ha un nome, riconosce da sola le sue intestazioni e i suoi confini, e si comporta in modo intelligente.

Per l'analisi con le pivot la differenza è enorme: se colleghi una pivot a una Tabella Excel e domani aggiungi 50 righe nuove, ti basterà premere Aggiorna e la pivot le includerà. Con un intervallo fisso, invece, dovresti ogni volta correggere l'origine dati.

Formatta come tabella (Ctrl+T)

Trasformare un intervallo in Tabella Excel richiede pochi secondi.

1. Clicca su una cella qualsiasi dentro i tuoi dati.
2. Premi Ctrl+T (oppure vai su Inserisci > Tabella, o Home > Formatta come tabella).
3. Nella finestra, controlla che l'intervallo proposto sia corretto e lascia spuntato "La tabella contiene intestazioni".
4. Conferma con OK. L'intervallo diventa una Tabella con lo stile a righe alternate e i menu a tendina sulle intestazioni.
5. Dai subito un nome parlante: scheda Progettazione tabella (o Struttura tabella), casella Nome tabella in alto a sinistra, scrivi ad esempio Vendite.

Perché conviene, in tre punti:

• Nome tabella: puoi richiamare i dati con un nome leggibile invece che con coordinate. Le pivot e le formule diventano più chiare.
• Riferimenti strutturati: una formula come =SOMMA(Vendite[Prezzo]) si legge da sola e non si rompe se sposti le colonne.
• Espansione automatica: scrivi una riga sotto l'ultima e la Tabella la "ingloba"; trascini una nuova colonna e la formattazione la segue. Le pivot collegate vedranno i nuovi dati al primo Aggiorna.

Pulizia rapida dei dati

Quasi mai i dati arrivano perfetti: doppioni, spazi di troppo, valori tutti stipati in una colonna. Ecco gli strumenti che risolvono la maggior parte dei problemi senza formule complicate.

Rimuovi duplicati

Elimina le righe ripetute. Seleziona la tabella, vai su Dati > Rimuovi duplicati, scegli in base a quali colonne considerare "doppia" una riga (ad esempio Data + Cliente + Prodotto) e conferma. Excel ti dice quante righe ha rimosso. Lavora sempre su una copia: l'operazione cancella dati.

Testo in colonne

Serve quando più informazioni sono finite in una sola cella, ad esempio "Rossi;Mario" o una data importata come testo. Seleziona la colonna, vai su Dati > Testo in colonne, scegli Delimitato, indica il separatore (virgola, punto e virgola, spazio) e completa. Excel divide il contenuto su più colonne. La stessa procedura, con l'opzione formato colonna, aiuta a convertire in numeri o date dei valori memorizzati come testo.

Annulla spazi

Gli spazi invisibili prima o dopo un valore sono la causa numero uno di categorie "doppie" nelle pivot. La funzione =ANNULLA.SPAZI(A2) rimuove gli spazi iniziali, finali e quelli doppi tra le parole, lasciandone uno solo. Applicala in una colonna d'appoggio, poi incolla i risultati come valori sopra gli originali.

Formati coerenti

Assicurati che le colonne numeriche siano davvero numeri (allineati a destra) e che le date siano date vere (non testo). Se un numero è allineato a sinistra, probabilmente Excel lo legge come testo: selezionalo e correggi il formato da Home > Numero, oppure usa Testo in colonne per forzare la conversione.

Laboratorio: da elenco grezzo a Tabella pulita

Obiettivo: trasformare un elenco vendite disordinato in una Tabella Excel pulita, pronta per l'analisi.

Il dataset di esempio

Ricrea in Excel questo piccolo elenco vendite (contiene di proposito qualche problema tipico: uno spazio di troppo, una maiuscola incoerente e una riga duplicata):

Consegna

1. Incolla i dati a partire dalla cella A1, con le intestazioni nella prima riga.
2. Correggi le categorie: in una colonna d'appoggio scrivi =ANNULLA.SPAZI(C2) e trascina; poi uniforma le maiuscole (tutte "Cancelleria"). Incolla i valori corretti sopra la colonna Categoria.
3. Controlla i formati: verifica che Quantità e Prezzo siano numeri (allineati a destra) e che Data sia una data vera.
4. Crea la Tabella: clicca dentro i dati, premi Ctrl+T, lascia spuntato "La tabella contiene intestazioni" e conferma.
5. Dai il nome Vendite alla tabella dalla scheda Progettazione tabella.
6. Rimuovi i duplicati: vai su Dati > Rimuovi duplicati considerando tutte le colonne. La riga Verdi/Toner del 12/01 è ripetuta: Excel deve rimuoverne una.

Mini-test di autoverifica

Sezione A: risposta multipla

1. In un buon dataset, una riga corrisponde a:
   a) un totale   b) un solo record/evento   c) un'intestazione   d) più vendite insieme
2. Le celle unite nella tabella dati:
   a) sono consigliate   b) velocizzano le pivot   c) rompono filtri e pivot   d) sono obbligatorie
3. La scorciatoia per Formatta come tabella è:
   a) Ctrl+S   b) Ctrl+T   c) Ctrl+P   d) Shift+F11
4. Un vantaggio della Tabella Excel rispetto all'intervallo è:
   a) si espande in automatico   b) rende i numeri testo   c) elimina le intestazioni   d) impedisce le pivot
5. ANNULLA.SPAZI serve a:
   a) unire le celle   b) togliere gli spazi in eccesso   c) creare duplicati   d) cambiare colore
6. Il comando che divide "Rossi;Mario" su due colonne è:
   a) Rimuovi duplicati   b) Testo in colonne   c) Aggiorna   d) Formatta come tabella

Sezione B: risposta aperta

7. (3 punti) Elenca tre regole di un buon dataset e spiega, con un esempio, perché una riga "Totale" in fondo ai dati grezzi crea problemi alle pivot.
8. (3 punti) Descrivi la differenza tra un intervallo e una Tabella Excel e spiega perché, per l'analisi, conviene collegare le pivot a una Tabella.

Riassunto della lezione