Lezione 3: Riassumere e calcolare con le pivot

Obiettivi della lezione

Nelle lezioni precedenti hai preparato il dataset e creato la tua prima Tabella Pivot trascinando i campi nelle aree Righe, Colonne e Valori. Ora facciamo il passo che rende le pivot davvero utili: decidere come i numeri vengono riassunti e calcolati.

Il dataset di lavoro

In tutto il corso lavoriamo sullo stesso file: «Vendite 2025», un elenco di circa 300 righe di ordini, formattato come Tabella Excel (la nostra tblVendite). Ogni riga è una vendita e le colonne sono sempre queste:

Impostazioni campo valore

Quando trascini un campo nell'area Valori, Excel sceglie da solo come riassumerlo: Somma se il campo è numerico, Conteggio se contiene testo. Puoi cambiare questa scelta in qualsiasi momento.

Fai clic destro su un numero della pivot (oppure sul campo nell'area Valori) e scegli Impostazioni campo valore. Nella scheda Sintesi valori per trovi le funzioni principali:

Dalla stessa finestra puoi anche rinominare la voce (il campo «Nome personalizzato»): scrivi Ricavi totali al posto di Somma di Ricavi per una pivot più leggibile.

Mostra valori come

La stessa finestra Impostazioni campo valore ha una seconda scheda: Mostra valori come. Serve a trasformare i numeri in un confronto, senza cambiare i dati. Le opzioni più usate:

• % del totale complessivo: ogni valore diventa la sua quota sul totale generale della pivot. Perfetto per rispondere a «quanto pesa ogni categoria sul fatturato?».
• % del totale di colonna: ogni valore è la percentuale sul totale della sua colonna. Utile quando le colonne sono, ad esempio, le regioni.
• % del totale di riga: stessa idea ma per riga.
• Totale parziale in: somma progressiva (cumulata) lungo un campo, tipicamente le date. Ottimo per vedere il fatturato che cresce mese dopo mese.

Clic destro sul valore → Mostra valori come → % del totale complessivo. La scorciatoia è anche nel menu contestuale, senza aprire tutta la finestra.

Raggruppare i valori

Un elenco di date giornaliere in una pivot è illeggibile: centinaia di righe. Il raggruppamento le riassume in blocchi utili.

Raggruppare le date

Metti il campo Data nell'area Righe, poi fai clic destro su una qualsiasi data e scegli Raggruppa. Nella finestra puoi selezionare più livelli insieme:

1. Clic destro su una data → Raggruppa
2. Seleziona Mesi, Trimestri e Anni (tieni premuto per sceglierne più di uno)
3. Conferma con OK: la pivot mostra un'unica riga per mese, con la possibilità di espandere per trimestre o anno

Raggruppare i numeri in fasce

Lo stesso comando funziona sui numeri. Vuoi contare gli ordini per fascia di importo? Metti Ricavi nelle Righe, clic destro → Raggruppa, poi imposta:

• Inizio: 0
• Fine: 2000
• Per (intervallo): 500

Ottieni le fasce 0–500, 500–1000, 1000–1500, 1500–2000; mettendo il Conteggio nei Valori vedi quanti ordini cadono in ciascuna. Per annullare, clic destro → Separa.

Campi calcolati

A volte il numero che ti serve non è nel dataset ma va calcolato. Il nostro file ha Ricavi e Costi, ma non il Margine. Invece di aggiungere una colonna alla tabella, puoi creare un campo calcolato dentro la pivot.

Scheda Analisi tabella pivot (in alcune versioni Analizza) → Campi, elementi e set → Campo calcolato…

Nella finestra:

1. Nome: scrivi Margine
2. Formula: cancella lo zero e scrivi = Ricavi - Costi (fai doppio clic sui nomi nell'elenco «Campi» per inserirli senza errori di battitura)
3. Premi Aggiungi, poi OK

Da quel momento Margine compare tra i campi come se fosse una colonna vera e puoi trascinarlo nei Valori. Puoi anche creare percentuali, ad esempio un margine percentuale con = (Ricavi - Costi) / Ricavi.

Ordinare e Primi 10

Una pivot ordina le etichette in ordine alfabetico, ma quasi sempre ti interessa l'ordine per valore: dal prodotto che vende di più a quello che vende di meno.

Ordinare per valore

1. Clic destro su un numero della colonna dei valori (es. Ricavi totali)
2. Scegli Ordina → Ordina dal più grande al più piccolo

La pivot riordina le righe mantenendo l'abbinamento etichetta–valore. In alternativa usa la freccia del filtro sull'intestazione delle righe → Altre opzioni di ordinamento.

Isolare i Primi 10

Per mostrare solo i migliori (o i peggiori):

1. Clic sulla freccia del filtro accanto a Etichette di riga
2. Filtri per valori → Primi 10…
3. Imposta Primi / Ultimi, il numero (non deve essere per forza 10) e in base a quale valore filtrare

Laboratorio: dal totale alle percentuali e al margine

Mettiamo tutto in pratica sul file «Vendite 2025». L'obiettivo: partire dalla somma delle vendite e arrivare a una tabella che mostra quota percentuale e margine per categoria.

Consegna

1. Crea una pivot con Categoria nelle Righe e Ricavi nei Valori (parte come Somma di Ricavi).
2. Rinomina la colonna in Ricavi totali con Impostazioni campo valore.
3. Trascina Ricavi una seconda volta nei Valori e impostalo su Mostra valori come → % del totale complessivo; rinominalo Quota %.
4. Crea un campo calcolato chiamato Margine con la formula = Ricavi - Costi e aggiungilo ai Valori.
5. Ordina la pivot dal più grande al più piccolo in base ai Ricavi totali.
6. Applica il filtro Primi 10 → Primi 3 per vedere le tre categorie che pesano di più.

Risultato atteso

Una tabella pulita e ordinata, tipo questa (i numeri dipendono dai tuoi dati):

Mini-test di autoverifica

Sezione A: risposta multipla

1. Per cambiare da Somma a Media un campo nei Valori uso:
   a) Formatta come tabella   b) Impostazioni campo valore → Sintesi valori per   c) Mostra valori come   d) Raggruppa
2. Per vedere quanto pesa ogni categoria sul fatturato totale scelgo:
   a) % del totale di riga   b) % del totale complessivo   c) Conteggio   d) Totale parziale in
3. Raggruppo le date solo per Mesi su dati di due anni. Cosa succede?
   a) Niente di strano   b) Gennaio dei due anni viene sommato insieme   c) Excel dà errore   d) Le date spariscono
4. Il campo calcolato Margine = Ricavi - Costi lavora:
   a) Riga per riga sulla tabella   b) Sui totali di ogni cella della pivot   c) Solo sul totale generale   d) Solo se ordino prima
5. Per mostrare solo i 3 prodotti che vendono di più uso:
   a) Ordina A–Z   b) Filtri per valori → Primi 10 (impostando 3)   c) Conteggio numeri   d) Separa
6. Contare quanti ordini ci sono per regione richiede la funzione:
   a) Somma   b) Media   c) Conteggio   d) Max

Sezione B: risposta aperta

7. (3 punti) Spiega la differenza tra la scheda «Sintesi valori per» e la scheda «Mostra valori come», con un esempio pratico per ciascuna.
8. (3 punti) Un collega ha aggiunto il margine scrivendo a mano una colonna nel foglio dei dati, ma ogni mese arrivano righe nuove e la colonna non si aggiorna. Cosa gli consigli e perché?

Riepilogo della lezione

Ora una pivot non è più solo una somma: sai decidere come riassumere, confrontare e calcolare i tuoi numeri.