Lezione 1: Che cosa si automatizza, e che cosa no

Obiettivi della lezione

Chi arriva a un corso sull'automazione di solito ha già in testa lo strumento: ha visto un video su Make, ha sentito parlare di agenti, vuole provare. Il guaio è che lo strumento arriva dopo. Prima bisogna sapere che cosa si automatizza, perché metà del lavoro ripetitivo che ci portiamo dietro andrebbe tolto di mezzo invece che velocizzato.

Alla fine di questa lezione sarai in grado di:

• Descrivere un processo con le sue quattro parti: innesco, ingressi, passi, esito;
• Riconoscere quali attività ripetitive meritano di essere automatizzate e quali no;
• Distinguere i lavori in cui l'AI generativa è brava da quelli in cui serve del software normale;
• Fare il conto del tempo: quanto costa oggi quel lavoro e in quanto tempo rientri della fatica di automatizzarlo;
• Scegliere il processo su cui lavorerai per tutto il corso.

Che cos'è un processo

Un processo è una sequenza di passi che parte da qualcosa che succede e finisce con qualcosa di consegnato. Detta così sembra teoria da manuale, e invece serve subito, perché nomina le quattro cose che dovrai avere sotto gli occhi ogni volta.

• L'innesco: il fatto che fa partire tutto. Arriva una mail, un cliente compila un modulo, è il primo del mese, qualcuno preme un pulsante.
• Gli ingressi: il materiale su cui si lavora. Il testo della mail, un PDF, una riga di un foglio, tre informazioni che hai in testa.
• I passi: quello che si fa, in ordine, comprese le decisioni (se il cliente è nuovo faccio questo, se è già nostro faccio quest'altro).
• L'esito: la cosa che esce e che qualcuno riceve. Un preventivo mandato, una riga aggiunta a un registro, un post pubblicato.

Prendi il preventivo, che è l'esempio che uso sempre in aula perché ce l'hanno tutti. Innesco: arriva una richiesta per mail o su WhatsApp. Ingressi: quello che il cliente ha scritto, il listino, i lavori simili fatti in passato. Passi: capire che cosa chiede, controllare se siamo già in rapporto, stimare i tempi, scrivere il documento, mandarlo, segnarselo da qualche parte. Esito: un PDF nella casella del cliente e una riga nel foglio dei preventivi aperti.

Quale lavoro merita di essere automatizzato

Non tutto il lavoro ripetitivo vale la fatica. Uso tre domande, in quest'ordine.

Prima domanda: quante volte succede? Una cosa che fai due volte l'anno la fai a mano e stai tranquillo. Sotto le quattro o cinque volte al mese, l'automazione di solito costa più di quello che rende.

Seconda domanda: quanto tempo prende, e quanto di quel tempo è meccanico? Un preventivo prende quaranta minuti, ma trenta sono la testa che decide il prezzo e dieci sono impaginare e copiare indirizzi. I dieci si delegano, i trenta restano tuoi.

Terza domanda: che succede se viene sbagliato? Una bozza di risposta sbagliata la correggi prima di mandarla. Una fattura sbagliata la scopre il commercialista a marzo. Più l'errore è costoso e tardivo da scoprire, più controlli servono, e i controlli sono tempo che si mangia il risparmio.

Ci sono anche due segnali che dicono di lasciar perdere. Il primo: il processo cambia ogni mese perché nessuno ha deciso come si fa. Automatizzare qualcosa di instabile vuol dire rifare l'automazione ogni mese. Il secondo: il processo esiste per abitudine e nessuno usa il risultato. Quel report settimanale che nessuno apre si cancella, invece di generarlo più in fretta.

Dove l'AI generativa è brava

L'AI generativa lavora sul linguaggio: prende del testo e ne produce dell'altro. Tutto quello che sa fare bene discende da qui.

E dove sbaglia. Sui conti esatti: un modello linguistico mette in fila numeri plausibili, e un totale plausibile su una fattura è un totale sbagliato. Sui fatti che non gli hai dato: se chiedi il prezzo del tuo servizio senza allegare il listino, se lo inventa con la stessa faccia con cui direbbe la cosa giusta. Sulle cose che cambiano: disponibilità, scadenze, chi ha pagato. Su tutto questo il dato va preso dove sta e passato al modello già pronto.

Quando serve il software normale

Una parte di quello che oggi viene venduto come automazione con l'AI è automazione e basta, quella che esiste da trent'anni. Il criterio per scegliere sta in una domanda: la regola è scritta e vale sempre?

Se sì, si usa uno strumento che fa sempre la stessa cosa: una formula, un filtro, una regola della posta, un modello di documento, una riga di codice. Costa meno, va più veloce, e soprattutto sbaglia in modo prevedibile.

Se la regola invece dipende da come è scritto il testo, dal tono, dal contesto, allora serve un modello linguistico. «Sposta in una cartella le mail che contengono la parola fattura» è una regola. «Sposta in una cartella le mail in cui il cliente si sta lamentando» ha bisogno di qualcuno che capisca la frase.

Quasi tutti i processi veri sono misti: pezzi meccanici con dentro due o tre punti in cui bisogna capire qualcosa. Il lavoro della Lezione 3 è proprio tagliare il processo lungo quelle giunture.

Il conto del tempo

Prima di toccare qualunque strumento, si fa un conto su tre righe. È grezzo e basta per decidere.

1. Costo attuale: minuti a volta × volte al mese. Un preventivo da 40 minuti fatto 12 volte al mese costa 480 minuti, cioè 8 ore.
2. Costo dopo: quanto durerebbe la parte che resta a te, più il tempo di controllare quello che ha fatto l'AI. Nel preventivo: 30 minuti di testa più 3 di controllo, 12 volte, cioè 396 minuti.
3. Costo di costruzione: le ore che spendi a mappare, scrivere i prompt, collegare i pezzi e collaudare. Per un processo piccolo sono fra le 4 e le 10 ore la prima volta.

Il punto di pareggio è il rapporto fra la terza riga e il risparmio mensile. Nell'esempio risparmi 84 minuti al mese, cioè un'ora e mezza: se la costruzione ti costa 6 ore, rientri in quattro mesi. Va bene se quel processo lo farai ancora fra quattro mesi.

Laboratorio: l'inventario di una settimana

Obiettivo: arrivare alla fine della lezione con un processo scelto, scritto su una riga, e il suo conto del tempo.

Passo 1, l'elenco

Apri un foglio e scrivi tutte le attività ripetitive dell'ultima settimana di lavoro. Vai a memoria e aiutati con la posta inviata e il calendario, che sono i due posti dove il lavoro ripetitivo lascia le impronte. Punta a quindici righe: le prime cinque vengono da sole, le altre dieci sono quelle interessanti.

Passo 2, le colonne

Per ogni riga compila queste colonne:

Passo 3, il calcolo

Aggiungi una colonna Minuti al mese con volte × minuti, e ordina il foglio dal valore più alto. Nell'esempio qui sopra vincono i dati degli ordini con 240 minuti, seguiti dallo smistamento con 300: guarda che la riga da 4 minuti ripetuta 60 volte pesa più del preventivo da 40 minuti.

Passo 4, la scelta

Scegli una riga che stia in alto per minuti al mese, abbia un punteggio di meccanicità di 3 o più, e un rischio di 3 o meno. È il tuo processo per tutto il corso. Scrivilo in una frase sola con questa forma: «Quando succede X, io faccio Y, e ne esce Z».

Mini-test di autoverifica

Sezione A: risposta multipla

1. Le quattro parti di un processo sono:
   a) prezzo, tempo, qualità, rischio   b) innesco, ingressi, passi, esito   c) input, output, codice, test   d) chi, come, dove, quando
2. Un'attività svolta due volte l'anno:
   a) va automatizzata per prima   b) conviene lasciarla a mano   c) va delegata a un agente   d) va cancellata
3. Quale di questi lavori riesce male a un modello linguistico?
   a) riassumere trenta recensioni   b) calcolare il totale di una fattura   c) riscrivere una mail   d) classificare richieste
4. «Sposta le mail che contengono la parola fattura» è:
   a) un caso da AI generativa   b) una regola fissa, la fa il software normale   c) impossibile da automatizzare   d) un agente
5. Nel conto del tempo, la voce dimenticata più spesso è:
   a) il costo attuale   b) la manutenzione   c) i minuti a volta   d) le volte al mese
6. Un processo che cambia forma ogni mese:
   a) è il candidato ideale   b) conviene stabilizzarlo prima di automatizzarlo   c) si automatizza con un agente   d) si automatizza a metà

Sezione B: risposta aperta

7. (3 punti) Prendi un'attività ripetitiva del tuo lavoro e descrivila con le quattro parti del processo. Indica quale dei passi è meccanico e quale richiede la tua testa.
8. (3 punti) Fai il conto del tempo di quell'attività: costo attuale, costo stimato dopo, costo di costruzione. Dopo quanti mesi rientri?

Riassunto della lezione