Lezione 2: Il flusso che l'app fa da sola

Obiettivi della lezione

Questa è la lezione in cui qualcosa comincia a girare. Prendiamo le tre righe che hai cerchiato alla fine della Lezione 1 e le mettiamo dentro all'app, usando solo quello che c'è già e che non costa niente. Alla fine il flusso è acceso sul tuo telefono.

Alla fine della lezione riesci a:

• Usare i quattro strumenti gratuiti dell'app WhatsApp Business, sapendo dove arrivano e dove no;
• Scrivere un messaggio di benvenuto che risponde invece di salutare;
• Far scrivere le risposte rapide a un assistente AI partendo dalle tue risposte vere;
• Usare le etichette come stato di una pratica invece che come categorie di clienti.

Quattro attrezzi, e sono gratis

Dentro l'app, alla voce Strumenti per le aziende, ci sono quattro cose che quasi nessuno usa fino in fondo.

• Messaggio di benvenuto. Parte da solo quando qualcuno ti scrive per la prima volta, o quando riscrive dopo un periodo di silenzio.
• Messaggio di assenza. Parte fuori dall'orario che imposti te.
• Risposte rapide. Testi che ti sei salvato e richiami scrivendo / più una scorciatoia.
• Etichette. Colori e nomi da attaccare a una conversazione per ritrovarla.

Le risposte sempre uguali vanno nel benvenuto

Il messaggio di benvenuto che trovi scritto dappertutto è questo:

Ciao! Grazie per averci scritto.
Ti risponderemo il prima possibile.

Quel messaggio non toglie di mezzo nemmeno una domanda. Chi ha scritto «quanto costa» sta ancora aspettando di sapere quanto costa, e adesso aspetta avendo ricevuto una notifica inutile.

Il benvenuto è l'unico posto dell'app che parla prima che tu apra il telefono. Quindi ci vanno dentro le risposte che hai segnato come «sempre uguali» nella Lezione 1.

Ciao, sono Anna dello Studio Bellezza di Livorno.
Ti rispondo di persona entro un'ora negli orari di apertura.

Intanto, le tre cose che mi chiedono piu' spesso:

ORARI - lunedi' a venerdi' 9-19, sabato 9-13, domenica chiuso.
DOVE - via Grande 40, davanti alla fermata del 2. Parcheggio
       in piazza Cavour a 200 metri.
LISTINO - tutti i prezzi aggiornati: studiobellezza.it/listino

Se ti serve un appuntamento scrivimi il giorno che preferisci
e ti dico che cosa ho libero.

Guarda l'ultima riga. Non dice «dimmi cosa ti serve», dice che cosa scrivere. Chi legge quella riga ti manda «giovedì pomeriggio» invece di «buongiorno vorrei un appuntamento», e tu hai già l'informazione che ti serve per rispondere. Una riga di prompt, scritta a un essere umano.

Le risposte rapide, scritte dall'AI con le tue parole

Una risposta rapida è un testo salvato che richiami scrivendo / e la sua scorciatoia. Scrivi /listino, premi invio, e parte il messaggio. Due secondi invece di due minuti.

Salvarle è facile. La fatica sta nello scriverle: trovarsi a scrivere dieci messaggi tutti insieme, a freddo, produce dieci messaggi che sembrano il regolamento di un condominio. Per questo si parte dalle tue risposte vere.

Sei l'assistente di un'estetista con un negozio a Livorno.
Ti do dieci risposte che ha scritto lei ai clienti su WhatsApp,
e l'elenco delle domande che riceve piu' spesso.

Sue risposte vere, fra i marcatori:
<<<
{incolla qui dieci tue risposte, senza nomi e senza numeri}
>>>

Domande da coprire:
1. quanto costa un trattamento
2. dove siete e come si parcheggia
3. a che ora chiudete
{aggiungi le tue}

Scrivi una risposta rapida per ogni domanda, nello stesso tono
delle sue risposte vere: stesse formule di saluto, stessa
lunghezza, stesso modo di chiudere.

Regole:
- massimo 500 caratteri a risposta;
- niente promesse che non sono nelle sue risposte;
- dove serve un dato che non hai, lascia {fra parentesi graffe}
  invece di inventarlo.

Rispondi solo con questa tabella:

| Scorciatoia (max 25 caratteri, senza spazi) | Testo |

Le due regole che fanno la differenza sono le ultime. Niente promesse nuove: se nelle tue risposte non hai mai scritto «rimborso garantito», il modello non deve inventarselo, perché quella frase poi la mantieni te. E le parentesi graffe al posto dei dati che mancano: così quando rileggi vedi subito dove devi mettere il prezzo vero invece di scoprirlo quando lo hai già mandato a un cliente.

Le etichette sono lo stato della pratica

Le etichette quasi tutti le usano per dire che tipo di cliente è: nuovo, abituale, fornitore. Servono a poco, perché quello lo sai già leggendo il nome.

Sono molto più utili se dicono a che punto è la conversazione, cioè se sono uno stato. Quattro bastano:

Con queste quattro, il filtro delle etichette diventa la tua lista delle cose da fare. Apri «Da rispondere», e quella è la giornata. La conversazione senza etichetta è quella che non hai ancora guardato.

Il messaggio di assenza è una promessa

Il messaggio di assenza si imposta con un orario, e fin qui è facile. La parte che conta è che cosa ci scrivi dentro, perché quel testo è una promessa che poi mantieni te.

No:  "Siamo momentaneamente non disponibili. Le risponderemo
      al piu' presto."

Si': "Sono chiusa: riapro domani alle 9 e ti rispondo entro
      mezzogiorno. Se e' urgente chiama il 0586 xxxxxx, il
      telefono lo sento anche adesso."

La prima versione non dice niente e lascia la persona in attesa di una cosa che non sa quando arriva. La seconda dice un orario, quindi chi legge smette di controllare il telefono. E dà una via d'uscita per l'urgenza vera, che è l'unico modo per non tenere sveglio te.

Poi quella promessa la mantieni. Un messaggio automatico che dice «entro mezzogiorno» e poi risponde alle sei è peggio di nessun messaggio automatico, perché la prima volta ci credono.

Laboratorio: monta il flusso

Obiettivo: il flusso acceso sul tuo telefono, con dentro le tue parole.

Consegna

1. Scrivi il messaggio di benvenuto con le tre risposte sempre uguali che hai cerchiato nella Lezione 1, e l'ultima riga che dice che cosa scrivere. Attivalo.
2. Prepara dieci risposte rapide con il prompt qui sopra, partendo da dieci tue risposte vere. Rileggile a voce alta e cambia quello che non ti suona.
3. Salvale nell'app con scorciatoie che ti ricordi: /prezzi, /dove, /orari. Le scorciatoie difficili non le usa nessuno, nemmeno chi le ha scritte.
4. Crea le quattro etichette di stato e mettile su tutte le conversazioni aperte di oggi.
5. Scrivi il messaggio di assenza con dentro un orario vero e la via d'uscita per l'urgenza.
6. Provalo con un numero tuo o di un amico: scrivi al tuo numero di lavoro da un altro telefono e guarda che cosa arriva.

Mini-test di autoverifica

Sezione A: risposta multipla

1. Il messaggio di benvenuto dell'app WhatsApp Business:
   a) legge il messaggio e risponde a tono   b) manda lo stesso testo a tutti   c) usa l'AI   d) si personalizza per cliente
2. Nel prompt per le risposte rapide, le parentesi graffe servono a:
   a) formattare   b) segnare i dati che mancano invece di farli inventare   c) risparmiare caratteri   d) indicare le scorciatoie
3. Una conversazione con tre etichette addosso:
   a) è ben organizzata   b) non dice più a che punto è   c) è più facile da trovare   d) va archiviata
4. Un messaggio di assenza che promette una risposta entro mezzogiorno e poi risponde alle sei:
   a) è meglio di niente   b) è peggio di nessun messaggio automatico   c) è indifferente   d) va allungato

Sezione B: risposta aperta

5. (3 punti) Scrivi il tuo messaggio di benvenuto vero, con dentro le tre risposte sempre uguali e l'ultima riga che dice che cosa scrivere. Poi conta i caratteri: se supera le dieci righe sul telefono, taglia.

Riassunto della lezione