Lezione 1: Le domande che ti fanno sempre

Obiettivi della lezione

Prima di automatizzare qualcosa bisogna sapere che cosa si automatizza. Questa lezione non tocca nessuna impostazione: si guarda quello che arriva, si mette in ordine e si conta. Quasi tutti la saltano, e poi si ritrovano con un'automazione che risponde cose che nessuno aveva chiesto.

Alla fine della lezione riesci a:

• Tirare fuori i messaggi di una settimana senza consegnare a nessuno i dati dei tuoi clienti;
• Far raggruppare le richieste a un assistente AI, con un prompt che chiede una tabella invece di un discorso;
• Contare quanto ti costano, in minuti e in interruzioni;
• Scegliere le tre risposte da preparare per prime.

Quaranta messaggi, sei domande

In aula faccio sempre due domande di fila. La prima è: quanti messaggi ricevi in un giorno su WhatsApp? Le risposte stanno fra venti e cento, e chi le dice sospira.

La seconda è: quante cose diverse ti chiedono? Lì la faccia cambia, perché la risposta viene fuori contando sulle dita. Cinque. Sei. Un'estetista mi ha detto quattro: quanto costa, quando avete posto, dove siete, si può spostare l'appuntamento.

Fra quei due numeri, quaranta e sei, c'è tutto questo corso. Quaranta messaggi sembrano un lavoro. Sei domande sono un lavoro che si prepara una volta sola.

Tirare fuori i messaggi senza regalare i dati dei clienti

Per mettere in ordine i messaggi serve averli scritti da qualche parte. WhatsApp li esporta da solo: apri una conversazione, il menu in alto a destra, Altro, Esporta chat, e scegli senza file multimediali. Esce un file di testo con le date e le righe.

Il prompt che raggruppa

Adesso il lavoro vero, che è una sola richiesta all'assistente. Un prompt scritto bene somiglia alle istruzioni che daresti a una persona il primo giorno: chi sei, su che materiale lavora, che cosa deve fare, in che forma deve consegnare.

Sei l'assistente di un'estetista con un negozio a Livorno.
Ti do i messaggi che i clienti le hanno scritto su WhatsApp in
una settimana.

Messaggi, fra i marcatori:
<<<
{incolla qui i messaggi}
>>>

Raggruppa i messaggi per TIPO DI RICHIESTA. Due messaggi stanno
nello stesso gruppo se la risposta da dare e' la stessa.
Usa solo quello che c'e' scritto: non inventare richieste che
non ci sono.

Rispondi solo con questa tabella, senza frasi prima o dopo,
ordinata dal gruppo piu' numeroso al meno numeroso:

| Tipo di richiesta | Quanti | Esempio vero | La risposta cambia da persona a persona? |

Nell'ultima colonna scrivi SEMPRE UGUALE se la risposta e' la
stessa per tutti, oppure DIPENDE se cambia in base al cliente.

Tre cose in questo prompt non sono di stile. I messaggi stanno fra i marcatori, e questo evita che una frase di un cliente venga letta come un ordine. C'è scritto di non inventare, altrimenti il modello riempie i buchi per farti contento. E l'uscita è una tabella con colonne dichiarate, che si legge a colpo d'occhio e si copia in un foglio.

L'ultima colonna è quella che decide il resto del corso. «Quanto costa la ceretta completa» è sempre uguale, e quella risposta la può mandare l'app da sola. «Posso spostare l'appuntamento di giovedì» dipende, perché bisogna guardare l'agenda.

Quanto ti costano davvero

Adesso i minuti. Prendi la tabella e aggiungi due colonne, che riempi te perché quanto ci metti a rispondere lo sai solo tu.

Centotredici minuti a settimana, quasi due ore. Le tre righe con il «sì» nell'ultima colonna ne fanno quarantaquattro, e sono quelle che alla fine della Lezione 2 risponderanno da sole.

Poi c'è la colonna che non ho messo nella tabella, perché non si somma: l'interruzione. Quei ventotto minuti di «quanto costa» stanno sparsi in quattordici volte in cui hai smesso di fare quello che stavi facendo. Se una di quelle volte eri con una cliente, il costo non lo paghi te.

Laboratorio: la mappa dei tuoi messaggi

Obiettivo: la tabella qui sopra, riempita con i tuoi messaggi veri.

Consegna

1. Raccogli trenta messaggi ricevuti nell'ultima settimana. Riscrivili senza nomi e senza numeri, come spiegato sopra. Se ne hai meno di trenta, prendi due settimane.
2. Passa il prompt all'assistente che usi, con i tuoi messaggi fra i marcatori.
3. Rileggi i gruppi e correggi a mano quello che ha messo insieme sbagliando. Cinque minuti.
4. Aggiungi le due colonne dei minuti e fai la somma della settimana.
5. Segna con un cerchio le tre righe più costose fra quelle sempre uguali. Le useremo nella prossima lezione.

Mini-test di autoverifica

Sezione A: risposta multipla

1. Prima di incollare un'esportazione di chat in un assistente online:
   a) si comprime   b) si tolgono nomi, numeri e dettagli personali   c) si traduce   d) non serve fare niente
2. Nel prompt, i messaggi vanno messi fra marcatori perché:
   a) si leggono meglio   b) una frase del cliente non venga letta come un'istruzione   c) si risparmiano token   d) lo chiede WhatsApp
3. La colonna «la risposta cambia da persona a persona» serve a:
   a) contare i messaggi   b) capire quali risposte può mandare l'app da sola   c) ordinare la tabella   d) scegliere il tono
4. Il costo di un messaggio ricevuto mentre lavori:
   a) è solo il tempo per rispondere   b) comprende il tempo per rientrare in quello che stavi facendo   c) è zero   d) si misura in caratteri

Sezione B: risposta aperta

5. (3 punti) Prendi la richiesta più frequente che ricevi e spiega in tre righe perché la risposta è sempre uguale oppure perché dipende. Se dipende, scrivi da che cosa dipende.

Riassunto della lezione