Lezione 6: Excel e Sheets per l'analisi: pivot e funzioni

Introduzione e obiettivi

Nella lezione precedente abbiamo imparato a leggere i numeri: media, mediana, deviazione standard, percentili e KPI. Ma su un cantiere reale i numeri non arrivano già pronti: arrivano come un foglio grezzo, magari esportato dal gestionale di commessa o dall'abaco di un modello BIM, con migliaia di righe, colonne disordinate, date scritte in tre formati diversi e qualche errore di battitura. In questa lezione facciamo la cosa più pratica e più utile di tutto il modulo: prendiamo quel foglio grezzo e lo trasformiamo in risposte.

Lo strumento è quello che hai già sul PC: Excel o Google Sheets. Non serve programmare, non serve installare niente di esotico. Servono tre cose, e sono esattamente i tre pilastri di oggi: le tabelle pivot per aggregare i dati in un colpo solo, una manciata di funzioni per estrarre e ricalcolare ciò che ti serve, e la capacità di scegliere il grafico giusto per far vedere a colpo d'occhio quello che hai scoperto.

Userò esempi sempre calati sul nostro mestiere: il costo per fase di una commessa, il consumo energetico per piano di un edificio, le ore di manodopera per lavorazione. Sono le domande che ti faranno in cantiere o in ufficio tecnico, e alla fine della lezione saprai rispondere in pochi minuti invece che in un pomeriggio di calcoli a mano.

Una premessa importante sul metodo. Una tabella pivot e una funzione CERCA.X non sono "trucchi da Excel": sono il modo più rapido di porre una domanda di business ai dati. Prima di toccare il mouse, abituati a formulare la domanda a parole: "Quanto è costata ogni fase?", "Qual è il piano che consuma di più?", "Quante ore abbiamo speso per le tramezzature?". Una volta che la domanda è chiara, lo strumento è quasi banale. È il contrario che non funziona: smanettare con i pulsanti senza sapere cosa stai cercando produce solo fogli colorati e nessuna decisione.

Tabelle pivot: aggregare, raggruppare, filtrare

La tabella pivot (o "tabella dinamica") è probabilmente lo strumento di analisi più potente che hai a disposizione senza scrivere una riga di codice. In una frase: prende un elenco lungo e dettagliato e lo riassume per categoria, calcolando somme, conteggi e medie automaticamente. Quello che faresti con decine di SOMMA.SE a mano, la pivot lo fa con tre trascinamenti.

Il dataset di partenza: il registro lavorazioni

Immagina che il gestionale di commessa del nostro caso (un edificio in ristrutturazione a Livorno) ti esporti un registro come questo. È un foglio "lungo": una riga per ogni rapportino giornaliero.

Con 600 righe come queste, rispondere a mano alla domanda "quanto è costata in totale la fase Impianti?" è un incubo. Con una pivot sono trenta secondi.

Anatomia di una pivot: le 4 aree

Ogni tabella pivot, sia in Excel sia in Google Sheets, ragiona su quattro aree in cui tu trascini i nomi delle colonne del dataset:

• Righe (Rows): la categoria con cui vuoi raggruppare in verticale. Es: Fase.
• Colonne (Columns): una seconda categoria che si apre in orizzontale. Es: Squadra. Si può lasciare vuota.
• Valori (Values): il numero che vuoi calcolare e come calcolarlo (Somma, Conteggio, Media, Max, Min). Es: Somma di Costo.
• Filtri (Filters): per restringere l'analisi a un sottoinsieme. Es: solo le righe del mese di marzo.

La regola d'oro: nelle aree Righe/Colonne/Filtri vanno le categorie (testo, date), nell'area Valori va sempre un numero con la sua funzione di aggregazione.

Costruire la prima pivot passo-passo

Domanda di business: "Quanto è costata ogni fase del cantiere?"

1. Seleziona tutto il dataset, intestazioni comprese (es. A1:F601).
2. Excel:  Inserisci > Tabella pivot > OK (la mette in un nuovo foglio).
   Sheets: Inserisci > Tabella pivot > Crea.
3. Trascina  "Fase"   nell'area  RIGHE.
4. Trascina  "Costo"  nell'area  VALORI  e imposta la funzione su SOMMA.
5. Leggi il risultato.

Il risultato è una tabella minuscola e densissima di significato:

Hai appena scoperto che le Strutture pesano per il 38,6% del costo: è lì che si gioca il margine della commessa. Questa è la differenza fra "avere un foglio" e "avere una risposta".

Pivot a doppia entrata: Righe + Colonne

Aggiungiamo una dimensione. Domanda: "Come si distribuisce il costo di ogni fase tra le squadre?". Lasci Fase nelle Righe, trascini Squadra nelle Colonne e tieni Somma di Costo nei Valori. Ottieni una matrice incrociata:

A colpo d'occhio: ogni squadra è specializzata su una fase, ma sulle Finiture lavorano tutte e tre. Se domani devi rinegoziare un subappalto, sai subito chi è coinvolto e per quanto.

Raggruppare le date

Una funzione spesso ignorata e preziosissima: trascinando un campo data nelle Righe puoi raggrupparlo per mese, trimestre o anno (in Excel: tasto destro > Raggruppa; in Sheets compare automaticamente l'opzione "Crea gruppo pivot per giorno/mese/anno"). Così trasformi 600 date diverse in 5 mesi e ottieni la curva di avanzamento del costo nel tempo (la base di una curva a S di cantiere) senza nessuna formula.

Filtrare e fare drill-down

Metti Lavorazione nei Filtri e seleziona solo "Tramezzature": la pivot mostra costo e ore di quella singola voce, sparpagliate su tutte le date. E se in Excel fai doppio clic su una cella di valore (es. sui 35.400 € degli Impianti), Excel crea automaticamente un nuovo foglio con tutte le righe di dettaglio che compongono quel numero: è il drill-down, fondamentale quando un totale "non torna" e devi capire da dove arriva.

Funzioni chiave per l'analisi

La pivot risponde alle domande "di insieme". Le funzioni servono quando devi calcolare riga per riga, incrociare due tabelle o applicare una logica condizionale. Non ti serve conoscerne 400: ne bastano una decina, ma usate bene. Le sintassi che seguono valgono sia per Excel sia per Google Sheets (cambia solo che Sheets accetta sempre la virgola come separatore di argomenti, mentre Excel in italiano usa il punto e virgola; qui uso il punto e virgola).

Somma e conteggio condizionati: SOMMA.SE e CONTA.SE

Sono il "fai-da-te" della pivot: sommano o contano solo le righe che rispettano una condizione. Utilissime quando vuoi il risultato in una cella precisa di un report, non in una tabella separata.

=SOMMA.SE(intervallo_criterio; criterio; intervallo_somma)
=CONTA.SE(intervallo; criterio)

' Costo totale della fase "Impianti":
=SOMMA.SE(B2:B601; "Impianti"; F2:F601)        ' → 35.400

' Quante giornate ha lavorato la Squadra B:
=CONTA.SE(D2:D601; "B")                          ' → 84

' Costo delle lavorazioni sopra i 1.000 € (criterio con operatore):
=SOMMA.SE(F2:F601; ">1000")                       ' → somma dei soli costi > 1000

Quando le condizioni sono più di una usa le versioni "multiple": SOMMA.PIÙ.SE e CONTA.PIÙ.SE (in Sheets SUMIFS/COUNTIFS). Esempio: costo della fase Impianti fatto dalla squadra B:

=SOMMA.PIÙ.SE(F2:F601; B2:B601; "Impianti"; D2:D601; "B")   ' → 35.400

Cercare un valore in un'altra tabella: CERCA.X e CERCA.VERT

Questa è la funzione che usi ogni giorno e che fa la differenza fra un tecnico lento e uno veloce. Serve a incrociare due tabelle tramite una chiave comune. Caso tipico in cantiere: il registro lavorazioni ha il codice WBS della voce, ma il prezzo unitario è in un'altra tabella (l'elenco prezzi). Vuoi portare il prezzo accanto a ogni riga.

CERCA.X (in inglese XLOOKUP) è la versione moderna, disponibile su Excel 365 e su Google Sheets:

=CERCA.X(valore_cercato; intervallo_ricerca; intervallo_risultato; [se_assente])

' Trova il prezzo unitario del codice WBS contenuto in A2,
' cercandolo nella tabella prezzi (G:G = codici, H:H = prezzi):
=CERCA.X(A2; Prezzi!G:G; Prezzi!H:H; "non trovato")

CERCA.VERT (in inglese VLOOKUP) è la versione "classica", ancora diffusissima nei fogli che riceverai. La sintassi è meno intuitiva: cerca nella prima colonna di un intervallo e restituisce il valore di una colonna a destra, indicata col numero d'ordine.

=CERCA.VERT(valore_cercato; tabella; indice_colonna; FALSO)

' La tabella prezzi occupa G:H. Il codice è in G (colonna 1),
' il prezzo in H (colonna 2). FALSO = corrispondenza esatta:
=CERCA.VERT(A2; Prezzi!G:H; 2; FALSO)

La logica condizionale: SE (e SE annidati)

SE restituisce un valore se una condizione è vera e un altro se è falsa. È il modo di creare colonne "semaforo" e classificazioni automatiche.

=SE(condizione; valore_se_vero; valore_se_falso)

' Marca come "Sopra budget" le righe con costo > 1.000 €:
=SE(F2>1000; "Sopra budget"; "Nei limiti")

' Semaforo a 3 livelli sullo scostamento di costo (annidato):
=SE(G2>0,10; "Rosso"; SE(G2>0; "Giallo"; "Verde"))
' G2 = scostamento %: >10% rosso, fra 0 e 10% giallo, ≤0 verde

Quando i SE annidati diventano più di due o tre, è più leggibile SWITCH o, nelle versioni recenti, SE.MULTIPLO (IFS). Ma per il livello di questo corso, un SE doppio copre quasi tutto.

Funzioni data: lavorare con il tempo del cantiere

Le date sono ovunque in edilizia: durate di posa, scadenze, SAL mensili. Excel/Sheets memorizzano una data come numero seriale, quindi puoi farci calcoli.

=OGGI()                          ' la data di oggi (si aggiorna ogni giorno)
=ANNO(A2)  =MESE(A2)  =GIORNO(A2) ' estraggono le parti di una data
=GIORNI(fine; inizio)            ' giorni di calendario tra due date
=GIORNO.LAVORATIVO(inizio; n)    ' data dopo n giorni lavorativi (salta weekend)
=GIORNI.LAVORATIVI.TOT(inizio; fine) ' giorni lavorativi tra due date

' Durata effettiva di una lavorazione (in giorni lavorativi):
=GIORNI.LAVORATIVI.TOT(C2; D2)   ' C2 = inizio posa, D2 = fine posa

' Giorni mancanti alla consegna del SAL:
=GIORNI(E2; OGGI())              ' E2 = data scadenza SAL

Con MESE() puoi creare una colonna "Mese" da usare poi come categoria in una pivot, se non vuoi usare il raggruppamento automatico.

Arrotondamenti: numeri che hanno senso

Un computo metrico con 6 decimali è inutile e poco professionale. Arrotonda con criterio.

=ARROTONDA(numero; num_decimali)     ' arrotondamento standard
=ARROTONDA(1234,567; 2)  → 1234,57
=ARROTONDA(1234,567; 0)  → 1235
=ARROTONDA(1234,567; -2) → 1200    ' arrotonda alle centinaia

=ARROTONDA.PER.ECC(mq; 0)  ' per eccesso: 12,1 mq di piastrelle → 13 scatole
=ARROTONDA.PER.DIF(numero; 0)
=INT(numero)               ' tronca alla parte intera

Pulizia e trasformazione dei dati

Te lo garantisco: il foglio che ricevi non sarà mai pulito. Date in formati misti, nomi delle squadre scritti "Squadra A" / "squadra a" / "A", righe doppione perché qualcuno ha incollato due volte, una colonna unica "Fase - Lavorazione" che andrebbe spezzata. Prima di analizzare devi pulire: si stima che in un progetto dati reale l'80% del tempo se ne vada qui. La buona notizia è che Excel/Sheets hanno strumenti pronti.

Testo in colonne: separare un campo unico

Caso classico: il gestionale esporta una sola colonna "Strutture - Getto solaio P1" e tu vuoi Fase e Lavorazione separate per poterle usare come categorie in pivot. Lo strumento è Dati > Testo in colonne (in Sheets: Dati > Suddividi il testo in colonne).

Esempio di separatore " - " (spazio-trattino-spazio):

PRIMA (una colonna)          DOPO (due colonne)
--------------------------   --------------------------
Strutture - Getto solaio P1  | Strutture | Getto solaio P1
Impianti - Tracce elett. P1  | Impianti  | Tracce elett. P1
Murature - Tramezzature P1   | Murature  | Tramezzature P1

Passi (Excel):
1. Seleziona la colonna.
2. Dati > Testo in colonne > Delimitato > Avanti.
3. Spunta "Altro" e inserisci il separatore (qui un trattino).
4. Fine. (Attenzione: scrive nelle colonne a destra, quindi
   tienile vuote o le sovrascrivi.)

Stesso strumento per separare un campo "data e ora" o un indirizzo. Funziona anche con la larghezza fissa quando i dati non hanno separatore ma sono incolonnati (tipico dei vecchi tabulati a caratteri fissi).

Rimuovi duplicati: una riga, una verità

I doppioni gonfiano i totali: se una giornata di lavoro è inserita due volte, il costo di quella fase risulterà più alto del reale e prenderai decisioni sbagliate. Lo strumento è Dati > Rimuovi duplicati (in Sheets: Dati > Pulizia dati > Rimuovi duplicati).

Scegli SU QUALI COLONNE valutare il duplicato:

- Se spunti TUTTE le colonne → elimina solo le righe identiche
  in ogni campo (doppia incollata).
- Se spunti solo "Data" + "Lavorazione" + "Squadra" → considera
  doppione anche se il costo differisce (utile per stanare due
  inserimenti della stessa giornata con importo diverso).

Altre pulizie rapide e ricorrenti

• Spazi e maiuscole: =ANNULLA.SPAZI(A2) toglie gli spazi superflui (la causa nascosta del 90% dei CERCA.X che "non trovano" un valore identico all'occhio). =MAIUSC(), =MINUSC(), =MAIUSC.INIZ() uniformano il testo: "squadra a" e "Squadra A" diventano la stessa cosa.
• Numeri salvati come testo: i costi importati spesso arrivano come testo (riconoscibili dal triangolino verde in alto a sinistra). Si convertono con =VALORE(A2) o moltiplicandoli per 1. Finché restano testo, pivot e somme non funzionano.
• Date non riconosciute: "03/03/2026" importato come testo non è una data. Si risolve spesso con Testo in colonne (formato Data nel passaggio finale) o con DATA.VALORE().
• Trova e sostituisci (Ctrl+H): per normalizzare codifiche, es. trasformare tutte le virgole decimali sbagliate o uniformare "P.1", "P1", "Piano 1".

Scegliere il grafico giusto

Un buon grafico fa vedere in due secondi quello che una tabella ti farebbe leggere in due minuti. Un grafico sbagliato, invece, confonde o — peggio — mente. La domanda da farsi non è "che grafico è più bello", ma "che tipo di domanda sto rappresentando?". A ogni domanda corrisponde un grafico naturale.

Barre e colonne: il cavallo di battaglia

Per confrontare valori tra categorie, le barre (orizzontali) o colonne (verticali) sono quasi sempre la scelta migliore: l'occhio umano confronta benissimo le lunghezze. Per il nostro "costo per fase", una colonna ordinata dal valore più alto al più basso comunica la priorità in un istante. Suggerimento: ordina sempre le barre per valore (non in ordine alfabetico) quando le categorie non hanno un ordine intrinseco, così la lettura è immediata.

Linee: il tempo che scorre

Quando l'asse orizzontale è il tempo (giorni, settimane, mesi), usa le linee. Il consumo energetico giornaliero di un edificio, l'avanzamento del costo cumulato, le presenze in cantiere settimana per settimana: la linea fa vedere il trend, i picchi e i cali. Non usare le linee per categorie senza ordine temporale (es. una linea che collega "Strutture, Impianti, Murature" non significa niente: tra una fase e l'altra non c'è continuità).

Torta: usala poco, e con criterio

La torta mostra come un totale si divide in parti. Funziona solo con poche fette (idealmente 3, massimo 5) e quando le differenze sono nette. Il problema è che l'occhio confronta male gli angoli: tre fette da 30%, 33% e 37% sono praticamente indistinguibili in una torta, mentre in un grafico a barre la differenza si vede subito.

Grafico combinato: due storie in una

A volte vuoi mostrare due grandezze con unità e scale diverse sullo stesso grafico. Esempio: per ogni fase, il costo in euro (barre, asse sinistro) e lo scostamento % dal budget (linea, asse destro). Il grafico combinato con doppio asse fa vedere subito le fasi che costano tanto e sforano: sono quelle dove intervenire per prime.

Esempio combinato "Costo vs Scostamento" per fase:

€ 50k |  ██                                   linea scostamento %
€ 40k |  ██        ██                          o------o
€ 30k |  ██        ██        ██          o----/        \
€ 20k |  ██        ██        ██   ██   -/                o
       └──────────────────────────────
        Strut.   Impia.   Mura.  Finit.
        barre = costo (asse sx)  /  linea = scostamento % (asse dx)

Buone pratiche valide per tutti i grafici

• Titolo che dice la conclusione, non l'ovvio: meglio "Le Strutture pesano il 39% del costo" che "Costo per fase".
• Etichette degli assi e unità di misura sempre presenti (€, kWh, ore, mq). Un numero senza unità è inutile.
• Asse delle Y che parte da zero nei grafici a barre: un asse "tagliato" gonfia visivamente differenze minime ed è una delle bugie grafiche più comuni.
• Pochi colori e coerenti: usa il colore per dare un significato (es. rosso = sopra budget), non per decorare. Pensa anche all'accessibilità per chi non distingue bene i colori.

Laboratorio: 3 pivot e 3 grafici

Adesso tocca a te. Questo laboratorio è la consegna ufficiale della Lezione 6: partiamo da un dataset grezzo di cantiere e arriviamo a una serie di pivot e grafici che rispondono a domande di business reali. Lavora sul caso (edificio/cantiere) che ti accompagna da inizio modulo; se non lo hai a portata, usa il dataset di esempio qui sotto.

Il dataset di partenza

Registro lavorazioni di un cantiere di ristrutturazione (estratto; il file completo ha circa 600 righe). Colonne: Data, Fase, Lavorazione, Piano, Squadra, Ore, Costo, Consumo_kWh.

Procedura guidata, passo per passo

Passo 0 — Pulizia preliminare

Prima di qualsiasi pivot, fai tre controlli sul foglio: la colonna Costo e kWh sono numeri (non testo)? I nomi delle fasi sono scritti in modo uniforme? Ci sono righe doppione? Applica, se serve, ANNULLA.SPAZI sulle colonne di testo, converti i numeri con =VALORE() e lancia "Rimuovi duplicati" su una copia, annotando il prima/dopo.

Passo 1 — D1: costo per fase

1. Inserisci > Tabella pivot sull'intero dataset.
2. RIGHE = Fase ;  VALORI = Costo (Somma).
3. Aggiungi "Mostra valori come % del totale generale"
   in una seconda copia del campo Costo.
4. Ordina le fasi dal costo maggiore al minore.
5. Seleziona la pivot > Inserisci > Grafico a COLONNE.
6. Titolo: scrivi la conclusione (es. "Strutture: 39% del costo totale").

Risultato atteso (con il dataset completo): Strutture ≈ 48k €, Impianti ≈ 35k €, Murature ≈ 23k €, Finiture ≈ 18k €.

Passo 2 — D2: consumo per piano

1. Nuova tabella pivot.
2. RIGHE = Piano ;  VALORI = Consumo_kWh (Somma).
3. Valuta: quanti piani hai? Se sono ≤ 4-5 e vuoi mostrare la
   composizione, una ciambella va bene; se vuoi confrontare i
   livelli assoluti, usa le BARRE (scelta consigliata).
4. Inserisci il grafico e dai un titolo-conclusione
   (es. "Il P0/cantiere assorbe il 45% dei kWh").

Domanda di ragionamento per la consegna: il piano che consuma di più è anche quello con più lavorazioni? Incrocia con una pivot di conteggio righe per piano e commenta nell'insight.

Passo 3 — D3: ore per lavorazione

1. Nuova tabella pivot.
2. RIGHE = Lavorazione ;  VALORI = Ore (Somma).
3. Ordina decrescente. Probabilmente avrai molte lavorazioni:
   filtra le prime 8-10 o raggruppa le minori in "Altre".
4. Grafico a BARRE ORIZZONTALI (i nomi delle lavorazioni sono
   lunghi: in orizzontale si leggono meglio).
5. Titolo-conclusione (es. "Tramezzature e intonaci = 38% delle ore").

Passo 4 — Una funzione utile: il costo orario medio

Per arricchire la consegna, accanto alla pivot delle ore calcola il costo orario medio per fase combinando due SOMMA.SE:

=ARROTONDA( SOMMA.SE(B:B; "Strutture"; G:G) / SOMMA.SE(B:B; "Strutture"; F:F); 2)
'           (somma Costo della fase)        /  (somma Ore della fase)  → €/h
' B = Fase, F = Ore, G = Costo

Confronta i €/h tra le fasi: se una fase ha un costo orario molto più alto, è un segnale da indagare (manodopera specializzata? straordinari? errori di imputazione?).

Mini-test di autoverifica

Sezione A: domande a risposta multipla

1. In una tabella pivot, dove si trascina il campo numerico da calcolare (es. Costo)?
   a) Righe   b) Colonne   c) Valori   d) Filtri
2. Vuoi sommare solo i costi della fase "Impianti". Quale funzione usi?
   a) CONTA.SE   b) SOMMA.SE   c) CERCA.VERT   d) SE
3. Qual è un vantaggio di CERCA.X rispetto a CERCA.VERT?
   a) È più lenta   b) Richiede che la chiave sia a sinistra   c) Può cercare in qualsiasi colonna e gestisce i valori assenti   d) Non esiste in Google Sheets
4. Hai una colonna unica "Strutture - Getto solaio" e vuoi separarla in due colonne. Quale strumento usi?
   a) Rimuovi duplicati   b) Testo in colonne   c) Tabella pivot   d) Formattazione condizionale
5. Per confrontare il costo di 4 fasi diverse, quale grafico è più indicato?
   a) Linee   b) Torta 3D   c) Barre/colonne   d) Dispersione
6. Quando NON conviene usare un grafico a torta?
   a) Con 3 fette nette   b) Con molte categorie di valore simile   c) Per la composizione di un totale   d) Mai, va sempre bene
7. I costi importati appaiono con un triangolino verde e le somme non funzionano. Probabilmente sono:
   a) Date   b) Numeri salvati come testo   c) Formule   d) Valori arrotondati
8. Hai ridotto i decimali visualizzati ma i totali sembrano "sbagliati". Perché?
   a) La pivot è rotta   b) Il formato nasconde i decimali ma il valore pieno resta nei calcoli   c) Excel ha un bug   d) Serve riavviare il file

Sezione B: domande a risposta aperta

9. (2 punti) Hai un registro lavorazioni di 600 righe e ti chiedono "qual è il costo totale di ogni fase e quanto pesa in percentuale". Spiega a parole quale strumento useresti e come lo imposti (aree della pivot e accortezze).
10. (2 punti) Un collega ha fatto un grafico a torta 3D con 8 fasi di costo per mostrare la ripartizione della commessa. Spiega due motivi per cui questo grafico è una cattiva scelta e cosa proporresti al suo posto.

Riepilogo della lezione

Ottimo lavoro! Hai trasformato un foglio grezzo di cantiere in risposte e decisioni. Ecco i punti chiave da portare a casa.